Le Mac en environnement professionnel

Client Mail, Calendrier et Contact

Les limites du connecteur Exchange

Le courriel (ou mail) est devenu avec le temps l’un des « services » les plus critiques de nos usages professionnels quotidiens. Il nous offre une communication mondiale quasi instantanée et de manière tellement commune qu’un défaut de ce dernier ne nous vient même plus à l’esprit.

Un grand nombre de solutions technologiques permet son utilisation (cloud public, service mutualisé, serveur dédié, etc.), mais l’un des leaders reste encore aujourd’hui, en part de marché, la solution propriétaire de Microsoft : « Microsoft Exchange ».
Apple intègre un client Exchange EWS natif depuis la version 10.6 de son OS (il s’agissait d’ailleurs de la seule nouveauté officielle du dernier système présenté par Bertrand Serlet). Cet outil permet de connecter les logiciels Apple Mail, Contacts et Calendrier à une messagerie Exchange via les services Web Exchange. La gratuité et l’intégration de l’outil peuvent être attrayantes, mais ce connecteur présente des limites que nous allons vous présenter.
Si un usage domestique avec un abonnement Office 365 ou une offre Exchange OVH, par exemple, est tout à fait envisageable, nous allons voir que cet outil de connexion a des limites. Dès lors, il devient assez peu recommandé de l’utiliser dans un environnement professionnel.

Mail


La première application utilisée lors de son utilisation avec Exchange (tout comme sur l’iPhone) est Mail. Ce dernier va être confronté à un problème épineux : la synchronisation partielle des courriels (Apple en a officialisé un article dans sa base de connaissance : article HT201951). Passé un certain seuil (5000 à 11000 courriels officiellement), Mail ne synchronisera pas l’intégralité de la boîte. Les tests que nous avons conduits (sous 10.9.5 et 10.10.3) présentent des différences dès 4000 messages (à raison d’une petite quinzaine de courriels par jour, cela représente un volume inférieur à une année). On parle ici de plusieurs centaines de courriels non synchronisés par boîte. Ce défaut de synchronisation peut également empêcher une corbeille volumineuse de se supprimer. Dès qu’elle dépasse plus de 1000 courriels, il peut y avoir un message d’erreur indiquant que la suppression des messages de la corbeille est impossible.

Vous pouvez, d’autre part, rencontrer un souci d’autodétection de la configuration. En effet, depuis 10.8 (Mountain Lion), Apple intègre un service de découverte automatique de la configuration d’Exchange (adresse interne ou externe du serveur), mais cette dernière peut mal fonctionner (cf. article dans la base de connaissance Microsoft intitulé « Service de découverte automatique »). Dans ce cas de figure, il faudra renseigner manuellement les informations de configuration.

Calendrier


Il est légitime de vouloir transférer son historique d’événements (depuis iCloud, Yahoo, ou des événements locaux) vers le serveur Exchange. Lors de l’importation d’un grand nombre d’événements via le client Apple seule une partie des événements réussiront à passer vers le serveur. Et l’importation stoppera systématiquement au même endroit. Si le fichier contenant les événements à envoyer vers le serveur pèse plus de 1 Mo, vous pouvez vos attendre à avoir des problèmes lors de l’importation. Cependant, ces erreurs ne sont pas systématiques et il nous est arrivé d’avoir pu importer un fichier de presque 2 Mo sans encombre (cela représente plus de 5000 rendez-vous sans pièces jointes).

L’autre manque en entreprise va concerner les ressources. Calendrier n’y accède pas. Il est ainsi impossible de communiquer avec une salle de réunion à réserver, par exemple. Mais on en revient à un souci commun avec Mail : des synchronisations partielles peuvent survenir avec Calendrier. Le cas le plus typique reste les événements qui restent en local . Ces derniers sont sur le bon calendrier mais malgré cela, ils ne sont pas envoyés vers le serveur.

Il peut également arriver que des événements importés ou des événements récurrents, contenant des invitations ou des pièces jointes, se comportent mal : les invités disparaissent, la récurrence ne se met pas en place ou l’événement n’est plus modifiable. Le plus dangereux, ici, c’est qu’aucun message d’erreur n’apparaisse pour vous indiquer un dysfonctionnement dans la synchronisation.

Contacts


Contacts ne peut faire transiter qu’un certain nombre d’informations (non précisé par Apple). Par exemple, on ne pourra doter une fiche contact que de trois adresses de courriel, maximum (cf. article PH19668 de la base de connaissance Apple). De même, Contacts ne peut afficher plus de 100 contacts lors d’une recherche dans un service de répertoire réseau (maximum officialisé dans l’article PH19695 de la base de connaissance d’Apple).
Le même article nous apprend également que tous les champs contenus dans Contacts peuvent ne pas être reconnus par Exchange. Les informations non gérées, ainsi que les champs personnalisés, seront importés par Contacts dans le champ Remarques.

Limites transverses


Si votre société passe par des dossiers publics, sachez que ni OS X, ni son équivalent sur iPhone et iPad, ne savent gérer ces dossiers, que cela soit dans Mail ou Calendrier. De même, pour les dossiers d’archivage automatique qui n’apparaîtront ni dans l’un, ni dans l’autre.

Vous pouvez vous rendre compte des principales limites de l’utilisation des clients natif d’Apple pour une utilisation avec un service professionnel Exchange (synchronisation lacunaire, fonctionnalités partielles ou manquantes) et ce, sans vous en prévenir d’une quelconque manière que ce soit. Si les outils en eux-mêmes sont séduisants et efficaces, l’intégration d’Exchange par Apple est basique. D’autre part, les lacunes sont aléatoires d’une version de l’OS à l’autre pour envisager l’utilisation de ces outils dans un environnement de travail.

Pour toutes ces raisons, TwentyFive vous recommande l’utilisation de Microsoft Outlook pour Mac. Cela vous garantira un fonctionnement optimal, la possibilité d’utiliser toutes les fonctionnalités d’Exchange et vous assurera une synchronisation complète de vos données. Nul besoin d’ajouter, à votre charge de travail quotidienne, l’incertitude de rater un courriel ou un rendez-vous important !

Emmanuel Mamosa

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Bibliographie :
Utilisation de comptes Exchange (EWS) dans l’application Mail sur votre Mac (HT201951) : https://support.apple.com/fr-fr/HT201951
Service de découverte automatique : https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/bb124251%28v=exchg.150%29.aspx
Calendar (Mavericks): À propos des calendriers Exchange (PH15000) : https://support.apple.com/kb/PH15000?viewlocale=fr_FR&locale=en_US
Contacts (Yosemite): Créer un contact (PH19668) : https://support.apple.com/kb/PH19668?locale=fr_FR&viewlocale=fr_FR
Contacts (Yosemite): Utiliser des services de répertoire réseau (PH19695) : https://support.apple.com/kb/PH19695?locale=fr_FR&viewlocale=fr_FR
Contacts (Yosemite): Importer des contacts (PH19669) : https://support.apple.com/kb/PH19669?locale=fr_FR&viewlocale=fr_FR
Why DNS in OS X 10.10 is broken, and what you can do to fix it (Ars Technica) : http://arstechnica.com/apple/2015/01/why-dns-in-os-x-10-10-is-broken-and-what-you-can-do-to-fix-it/